AI darbuotojo darbo vieta

AI darbuotojui neužtenka vieno pokalbio. Jam reikia atskiros darbo vietos, kurioje būtų jo pareigos, instrukcijos, dokumentai, pavyzdžiai ir aiškios darbo ribos.

Pirmoje pamokoje sukūrėme AI darbuotojo kortelę. Nusprendėme, kokią funkciją jis atliks, kokią informaciją gaus, kokį rezultatą pateiks ir kada privalės kreiptis į žmogų.

Dabar šiam darbuotojui reikia sukurti darbo vietą.

Įprastam darbuotojui suteikiame:

• darbo kompiuterį;
• el. pašto paskyrą;
• prieigą prie dokumentų;
• pareigybės aprašymą;
• darbo instrukcijas;
• pavyzdžius;
• atsakingą vadovą.

AI darbuotojui reikia to paties principo.

Problema: visa įmonė dirba viename pokalbyje

Dažnas AI naudojimo scenarijus atrodo taip:

1. Ryte darbuotojas prašo parašyti reklaminį tekstą.
2. Vėliau tame pačiame pokalbyje analizuoja sutartį.
3. Po pietų rengia komercinį pasiūlymą.
4. Vakare prašo suplanuoti darbuotojų mokymus.

Tame pačiame pokalbyje susimaišo:

• skirtingos rolės;
• skirtingi klientai;
• skirtingos taisyklės;
• skirtingi dokumentai;
• skirtingi kokybės kriterijai.

Po kelių savaičių niekas nebežino:

• kur yra galutinė instrukcija;
• kuris dokumentas naujausias;
• kokias taisykles AI naudoja;
• kodėl vieną dieną rezultatas geras, o kitą – silpnas.

Kas yra AI darbuotojo darbo vieta?

AI darbuotojo darbo vieta yra atskira skaitmeninė aplinka, kurioje laikoma tik tai, ko reikia vienai konkrečiai rolei.

Tai gali būti:

• ChatGPT projektas;
• Claude projektas;
• atskiras organizacijos AI asistentas;
• atskiras įmonės katalogas su AI instrukcijomis;
• vėliau – automatizuotas AI agentas.

Technologija gali skirtis, tačiau darbo vietos principas išlieka toks pats.

Dokumentų chaosas persikelia ir į AI

Dirbdamas su skaitmenizacijos, procesų ir organizacinių pokyčių projektais dažnai susidurdavau su situacija, kai problema būdavo ne dokumentų trūkumas.

Dokumentų būdavo per daug.

Tas pats šablonas galėdavo būti saugomas:

• darbuotojo kompiuteryje;
• bendrame diske;
• el. laiško priede;
• projektų valdymo sistemoje;
• dar vienoje kopijoje su pavadinimu „galutinis naujas 3“.

Kai neaišku, kuris dokumentas teisingas, žmonės pradeda dirbti pagal skirtingas versijas.

Prijungus AI ši problema neišnyksta.

Priešingai – AI gali labai greitai panaudoti neteisingą, pasenusį ar nepatvirtintą dokumentą ir pagal jį parengti dešimtis rezultatų.

Todėl pirmasis AI diegimo darbas dažnai nėra promptų rašymas.

Pirmasis darbas – atrinkti, kuri informacija yra teisinga, aktuali ir patvirtinta.

Praktinė užduotis: sukurkite atskirą AI darbuotojo projektą

Šios pamokos pabaigoje turėsite pirmą tvarkingą AI darbuotojo darbo vietą.

Joje bus:

• aiškus pavadinimas;
• AI darbuotojo rolė;
• darbo taisyklės;
• pagrindiniai dokumentai;
• dokumentų registras;
• pirmoji testinė užduotis.

Kur kurti AI darbuotojo darbo vietą?

Pasirinkite vieną iš trijų variantų.

Pasirinkite tik vieną AI darbuotoją

Naudokite pirmoje pamokoje sukurtą AI darbuotojo kortelę.

Jeigu kortelės dar neturite, pasirinkite vieną paprastą rolę.

Pavyzdžiui:

• AI komercinių pasiūlymų asistentas;
• AI susitikimų santraukų rengėjas;
• AI socialinių tinklų planuotojas;
• AI klientų klausimų analitikas;
• AI savaitinių ataskaitų rengėjas.

Sukurkite naują ChatGPT projektą

Jeigu naudojate ChatGPT, atlikite šiuos veiksmus:

1. Atidarykite ChatGPT.
2. Kairėje ekrano pusėje suraskite skiltį Projects.
3. Paspauskite New project, pliuso ženklą arba kitą naujo projekto kūrimo mygtuką.
4. Įrašykite projekto pavadinimą.
5. Pasirinkite projekto ikoną arba spalvą, jeigu sistema tai siūlo.
6. Patvirtinkite projekto sukūrimą.

Rekomenduojamas projekto pavadinimo formatas:

Pavyzdžiai:

Atidarę projektą, suraskite projekto meniu arba tris taškus ir pasirinkite projekto nustatymus bei instrukcijų redagavimą.

Sukurkite naują Claude projektą

Jeigu naudojate Claude, atlikite šiuos veiksmus:

1. Atidarykite Claude.
2. Kairėje ekrano pusėje pasirinkite Projects.
3. Viršuje paspauskite New Project.
4. Įrašykite projekto pavadinimą.
5. Įrašykite trumpą projekto aprašymą.
6. Jeigu naudojate organizacijos planą, pasirinkite, kas galės matyti projektą.
7. Patvirtinkite projekto sukūrimą.

Aprašymo pavyzdys:

Projekto pavadinimas ir aprašymas turi padėti žmogui suprasti, kam skirta ši darbo vieta. Pačiam AI svarbiausios bus atskiros projekto instrukcijos ir įkelti dokumentai.

Įrašykite pagrindines projekto instrukcijas

Projekto instrukcijos yra pagrindinės darbo vietos taisyklės.

Jos turi paaiškinti:

• kas yra šis AI darbuotojas;
• kokį darbą jis atlieka;
• kokiais dokumentais remiasi;
• kaip pateikia rezultatą;
• ko negali daryti;
• kada privalo sustoti.

Nukopijuokite žemiau pateiktą instrukciją ir pritaikykite savo AI darbuotojui.

TU ESI

Tu esi mūsų įmonės AI komercinių pasiūlymų asistentas.

TAVO TIKSLAS

Padėti pardavimų komandai greičiau parengti tikslius ir profesionalius komercinių pasiūlymų juodraščius.

TAVO PAGRINDINĖ FUNKCIJA

Pagal žmogaus pateiktus susitikimo užrašus, kliento poreikius ir patvirtintus įmonės dokumentus parengti pirmą komercinio pasiūlymo juodraštį.

NAUDOK TIK

1. Šiame projekte pateiktą informaciją.
2. Žmogaus konkrečioje užduotyje pateiktus duomenis.
3. Patvirtintus kainoraščius, paslaugų aprašymus ir šablonus.

DARBO TVARKA

1. Perskaityk užduotį.
2. Patikrink, ar pateikta pakankamai informacijos.
3. Jeigu informacijos trūksta, pirmiausia pateik klausimų sąrašą.
4. Nespėliok kainų, terminų, kiekių ar techninių galimybių.
5. Parenk pasiūlymo juodraštį pagal patvirtintą struktūrą.
6. Aiškiai pažymėk vietas, kurias turi patvirtinti žmogus.
7. Prieš pateikdamas rezultatą atlik kokybės patikrą.

GALUTINIO REZULTATO STRUKTŪRA

1. Kliento situacija.
2. Suprastas poreikis.
3. Siūlomas sprendimas.
4. Darbų arba paslaugų apimtis.
5. Kaina arba vieta kainai įrašyti.
6. Įgyvendinimo terminai arba vieta terminams patvirtinti.
7. Kliento atsakomybės.
8. Mūsų atsakomybės.
9. Kitas siūlomas žingsnis.
10. Žmogui skirtos patikros pastabos.

DRAUDŽIAMA

1. Kurti neegzistuojančias paslaugas.
2. Keisti patvirtintas kainas.
3. Žadėti nepatvirtintus terminus.
4. Kurti teisines sąlygas.
5. Siųsti rezultatą klientui.
6. Slėpti trūkstamą informaciją.
7. Pateikti spėjimą kaip faktą.

KADA PRIVALAI SUSTOTI

Sustok ir kreipkis į žmogų, jeigu:

1. Nėra aiškus kliento poreikis.
2. Trūksta kainos.
3. Dokumentuose pateikta prieštaringa informacija.
4. Prašoma pažadėti nepatvirtintą funkciją.
5. Užduotis susijusi su teisiniais įsipareigojimais.
6. Užduotis nepatenka į tavo rolę.

ATSAKOMYBĖ

Tu rengi tik juodraštį.

Galutinį pasiūlymą tikrina, tvirtina ir klientui siunčia atsakingas žmogus.

Paruoškite dokumentų katalogą

Prieš įkeldami failus į AI projektą, sukurkite atskirą katalogą savo kompiuteryje arba įmonės dokumentų sistemoje.

Rekomenduojama katalogo struktūra:

AI-PARDAVIMU-ASISTENTAS

01_ROLE
   AI-darbuotojo-kortele.docx

02_INSTRUCTIONS
   pagrindine-darbo-instrukcija.docx
   saugumo-taisykles.docx

03_KNOWLEDGE
   paslaugu-aprasymas.pdf
   kainorastis.xlsx
   imones-pristatymas.pdf

04_TEMPLATES
   komercinio-pasiulymo-sablonas.docx
   el-laisko-sablonas.docx

05_EXAMPLES
   gero-pasiulymo-pavyzdys.pdf
   blogo-pasiulymo-pavyzdys.pdf

06_TESTS
   testine-uzduotis-01.docx
   testine-uzduotis-02.docx

07_ARCHIVE
   pasene-dokumentai

Skaičiai katalogų pradžioje padeda išlaikyti vienodą eiliškumą.

Aplankas 07_ARCHIVE turi būti skirtas seniems dokumentams, kuriuos reikia išsaugoti, tačiau kurių AI naudoti nebegali.

Atrinkite dokumentus prieš juos įkeldami

Nekelkite į projektą viso bendro įmonės disko.

Kiekvieną dokumentą patikrinkite pagal penkis klausimus:

Sukurkite dokumentų registrą

Dokumentų registras padeda suprasti, kokią informaciją AI darbuotojas naudoja ir kas už ją atsakingas.

Registrą galite sukurti Excel, Google Sheets arba įmonės dokumentų valdymo sistemoje.

Įkelkite tik patvirtintus dokumentus

Atidarykite sukurtą ChatGPT arba Claude projektą.

1. Pasirinkite failų, žinių arba projekto turinio pridėjimo funkciją.
2. Paspauskite failų įkėlimo mygtuką.
3. Pasirinkite tik patikrintus dokumentus.
4. Palaukite, kol failai bus įkelti.
5. Patikrinkite, ar matomi visi reikalingi failai.

Pirmai darbo vietos versijai dažniausiai pakanka:

• AI darbuotojo kortelės;
• vienos pagrindinės instrukcijos;
• vieno patvirtinto šablono;
• vieno gero rezultato pavyzdžio;
• vieno aktualaus žinių dokumento.

Patikrinkite, ar AI supranta savo darbo vietą

Sukurkite naują pokalbį projekto viduje ir įklijuokite šį patikros promptą:

Prieš pradėdami realų darbą patikrinkime, kaip supranti savo rolę.

Remdamasis tik šio projekto instrukcijomis ir dokumentais, pateik:

1. Savo rolės pavadinimą.
2. Pagrindinį tikslą.
3. Užduotis, kurias gali atlikti.
4. Užduotis, kurių negali atlikti.
5. Dokumentus, kuriais gali remtis.
6. Galutinio rezultato struktūrą.
7. Penkis atvejus, kada privalai sustoti ir kreiptis į žmogų.
8. Kas atsakingas už galutinio rezultato patvirtinimą.
9. Kokią informaciją laikai neaiškia arba prieštaringa.
10. Kokių dokumentų ar taisyklių dar trūksta.

Nespėliok.

Jeigu projekto dokumentuose nėra atsakymo, aiškiai parašyk:

„Ši informacija projekte nepateikta.“

Perskaitykite atsakymą ir palyginkite jį su AI darbuotojo kortele.

Jeigu AI nurodo per daug funkcijų, vadinasi rolė per plati.

Jeigu AI nežino, kada sustoti, reikia papildyti saugumo ir eskalavimo taisykles.

Paleiskite pirmą testinę užduotį

Nenaudokite svarbiausio kliento ar didelės rizikos užduoties.

Pasirinkite seną, jau atliktą užduotį, kurios teisingą rezultatą žinote.

Testinės užduoties pavyzdys:

TESTINĖ UŽDUOTIS

Pagal žemiau pateiktus susitikimo užrašus parenk komercinio pasiūlymo juodraštį.

Prieš pradėdamas:

1. Patikrink, ar užduočiai pakanka informacijos.
2. Išvardyk trūkstamus duomenis.
3. Nenaudok informacijos, kurios nėra projekto dokumentuose.
4. Nepradėk rengti galutinio juodraščio, kol nepateiksi trūkstamos informacijos sąrašo.

SUSITIKIMO UŽRAŠAI

[ČIA ĮKLIJUOKITE ANONIMIZUOTUS UŽRAŠUS]

Testuodami tikrinkite ne vien tai, ar tekstas skamba gražiai.

Tikrinkite:

• ar AI laikėsi rolės;
• ar naudojo tinkamus dokumentus;
• ar pažymėjo trūkstamą informaciją;
• ar nepradėjo spėlioti;
• ar rezultatas atitiko sutartą struktūrą;
• ar aiškiai paliko patikros užduotis žmogui.

AI darbuotojo darbo vietos sukūrimo SOP

Universalus AI darbo vietos instrukcijos šablonas

Žemiau pateiktą šabloną galite naudoti kuriant bet kurią AI darbuotojo darbo vietą.

AI DARBUOTOJO DARBO VIETOS INSTRUKCIJA

1. DARBUOTOJO PAVADINIMAS

[ĮRAŠYKITE]

2. PADALINYS

[ĮRAŠYKITE]

3. PAGRINDINIS TIKSLAS

[ĮRAŠYKITE]

4. PAGRINDINĖ FUNKCIJA

[ĮRAŠYKITE VIENĄ PAGRINDINĘ FUNKCIJĄ]

5. GAUNAMA INFORMACIJA

[ĮRAŠYKITE, KĄ AI GAUNA PRADĖDAMAS DARBĄ]

6. LEIDŽIAMI ŽINIŲ ŠALTINIAI

[ĮRAŠYKITE PATVIRTINTŲ DOKUMENTŲ SĄRAŠĄ]

7. DARBO EIGA

1.
2.
3.
4.
5.

8. GALUTINIO REZULTATO FORMATAS

[APRAŠYKITE STRUKTŪRĄ]

9. KOKYBĖS KRITERIJAI

1.
2.
3.
4.
5.

10. DRAUDŽIAMI VEIKSMAI

1.
2.
3.
4.
5.

11. ESKALAVIMO TAISYKLĖS

AI privalo sustoti ir kreiptis į žmogų, kai:

1.
2.
3.
4.
5.

12. ATSAKINGAS ŽMOGUS

[VARDAS ARBA PAREIGOS]

13. DOKUMENTŲ SAVININKAS

[VARDAS ARBA PAREIGOS]

14. VERSIJA

[VERSIJOS NUMERIS]

15. PASKUTINIO ATNAUJINIMO DATA

[DATA]

16. KITOS PERŽIŪROS DATA

[DATA]

Realus verslo pavyzdys

Nedidelė konsultacijų įmonė norėjo naudoti AI komerciniams pasiūlymams rengti.

Iš pradžių darbuotojai į tą patį pokalbį kėlė:

• skirtingų klientų užrašus;
• senus pasiūlymus;
• nepatvirtintas kainas;
• sutarties ištraukas;
• rinkodaros tekstus.

AI kartais naudodavo ankstesnio kliento informaciją, pasiūlydavo nebegaliojančią kainą arba sukurdavo paslaugą, kurios įmonė neteikė.

Sukūrus atskirą AI darbuotojo darbo vietą joje liko tik:

• patvirtintas paslaugų katalogas;
• naujausias kainoraštis;
• komercinio pasiūlymo šablonas;
• du geri pasiūlymų pavyzdžiai;
• aiškios draudžiamų veiksmų taisyklės.

Kiekvienam naujam klientui projekto viduje buvo kuriamas atskiras pokalbis.

Pokalbiai buvo vadinami vienodu formatu:

Rezultatas tapo lengviau patikrinamas, o klaidas buvo galima susieti su konkrečia instrukcija, dokumentu arba proceso etapu.

Kaip pavadinti pokalbius projekto viduje?

Nenaudokite tokių pavadinimų:

Naudokite vienodą pavadinimo struktūrą:

Pavyzdžiai:

Įkelti visus turimus dokumentus

Dažnai manoma, kad kuo daugiau informacijos pateiksime AI, tuo geriau jis dirbs.

Tačiau didelis dokumentų kiekis gali sukelti kitą problemą:

• dokumentai gali prieštarauti vieni kitiems;
• tarp jų gali būti pasenusių versijų;
• AI gali pasirinkti netinkamą šaltinį;
• sunku nustatyti, kas atsakingas už informaciją;
• padidėja jautrių duomenų nutekėjimo rizika.

Gera AI darbo vieta turi ne daugiausia dokumentų, o mažiausią pakankamą patvirtintos informacijos rinkinį.

Projektas nėra vieta visai įmonės informacijai

• Naudokite tik organizacijos patvirtintą AI paskyrą ir planą.
• Nenaudokite asmeninės paskyros konfidencialiems įmonės dokumentams.
• Nekelkite slaptažodžių, API raktų, banko prisijungimų ar autentifikavimo kodų.
• Nekelkite asmens duomenų, jeigu jie nėra būtini konkrečiai užduočiai.
• Prieš įkeldami klientų dokumentus pašalinkite nereikalingus vardus, telefonus, el. pašto adresus ir kitus identifikatorius.
• Nelaikykite viename projekte skirtingų klientų konfidencialių dokumentų, jeigu tai nėra saugiai valdoma organizacijos aplinkoje.
• Finansų, personalo, teisinių ir komercinių paslapčių dokumentams taikykite atskiras prieigos taisykles.
• Pašalinę arba pakeitę dokumentą, patikrinkite, ar senoji versija nebeliko aktyvioje projekto žinių bazėje.
• Bent kartą per ketvirtį peržiūrėkite projekto narius, failus ir instrukcijas.
• Galutinius klientams, darbuotojams ar partneriams skirtus rezultatus turi patvirtinti žmogus.

Kontrolinis sąrašas

Šiandien sukurkite pirmą AI darbuotojo darbo vietą

1. Pasirinkite pirmoje pamokoje aprašytą AI darbuotoją.
2. Sukurkite jam atskirą ChatGPT arba Claude projektą.
3. Suteikite projektui aiškų pavadinimą.
4. Įklijuokite pagrindines darbo instrukcijas.
5. Įkelkite ne daugiau kaip penkis patvirtintus dokumentus.
6. Paleiskite rolės supratimo patikrą.
7. Išbandykite vieną seną ir jau patikrintą užduotį.
8. Užrašykite tris dalykus, kuriuos dar reikia patikslinti.

Šios užduoties rezultatas – ne dar vienas pokalbis. Rezultatas – tvarkinga ir valdoma AI darbuotojo darbo vieta.

AI darbo kokybė priklauso ne tik nuo modelio.
Ji priklauso nuo darbo vietoje esančios tvarkos.

AI Employee OS™ #3: AI darbuotojo pareigybės aprašymas

Kitoje pamokoje AI darbuotojo kortelę paversime pilnu pareigybės aprašymu.

Aprašysime jo tikslus, atsakomybes, įvesties informaciją, rezultatus, sprendimų ribas, atskaitomybę ir ryšį su kitais komandos nariais.

Pamokos pabaigoje turėsite production-ready AI darbuotojo pareigybės aprašymo šabloną, kurį galėsite naudoti savo organizacijoje.

Norite sukurti saugią AI darbuotojų aplinką?

Marso Slėnis padeda įmonėms atrinkti tinkamus procesus, sukurti AI darbuotojų darbo vietas, sutvarkyti žinių bazes, parengti instrukcijas ir įdiegti žmogaus atliekamą kokybės kontrolę.

Oficialūs šaltiniai

OpenAI Help Center: „Projects in ChatGPT“ – oficiali informacija apie projektų, projekto instrukcijų, failų ir pokalbių naudojimą.

Anthropic Help Center: „How can I create and manage projects?“ – oficiali Claude projektų kūrimo ir valdymo instrukcija.

Anthropic Help Center: „What are projects?“ – oficialus Claude projektų, žinių bazių ir projekto instrukcijų paaiškinimas.