AI darbuotojo pareigybės aprašymas

AI darbuotojas negali patikimai dirbti, jeigu nežino, už ką yra atsakingas, kokį rezultatą turi pateikti ir kokių sprendimų negali priimti savarankiškai.

Pirmoje pamokoje pasirinkome konkretų darbą, kurį galėtų atlikti AI darbuotojas. Antroje pamokoje sukūrėme jam atskirą darbo vietą ir sudėjome reikalingas instrukcijas bei dokumentus.

Dabar turime atsakyti į svarbiausią organizacinį klausimą:

Pareigybės aprašymas nėra ilgas formalus dokumentas, kurį sukuriame ir pamirštame.

Tai praktinė valdymo priemonė, kuri paaiškina:

• kodėl AI darbuotojas egzistuoja;
• kokius darbus jis atlieka;
• kokius rezultatus pateikia;
• kam atsiskaito;
• su kuo bendradarbiauja;
• kokių sprendimų negali priimti;
• kada turi sustoti ir kreiptis į žmogų.

Problema: AI priskiriama užduotis, bet ne atsakomybė

Įmonėse dažnai sakoma:

Tačiau toks apibrėžimas nieko aiškiai nepasako.

Ar AI turi:

• generuoti idėjas;
• rašyti straipsnius;
• planuoti reklamos biudžetą;
• skelbti įrašus;
• atsakinėti klientams;
• vertinti kampanijų rezultatus;
• keisti prekės ženklo komunikaciją?

Kuo platesnė ir neaiškesnė rolė, tuo daugiau vietos AI spėjimams.

Vieną kartą AI gali elgtis kaip tekstų kūrėjas. Kitą kartą – kaip marketingo vadovas. Trečią kartą gali pradėti siūlyti kainodarą ar priimti sprendimus, kurių jam niekas nepatikėjo.

Kuo pareigybės aprašymas skiriasi nuo paprasto prompto?

Paprastas promptas dažniausiai paaiškina vieną užduotį.

Pareigybės aprašymas paaiškina visą darbuotojo vietą organizacijoje.

Geras AI darbuotojo pareigybės aprašymas turi septynias pagrindines dalis.

Kai visi atsakingi už viską, niekas neatsako už rezultatą

Dirbdamas su skaitmenizacijos, verslo procesų ir organizacinių pokyčių projektais ne kartą mačiau, kaip technologiniai sprendimai įstrigdavo dėl neaiškių atsakomybių.

Įmonė galėdavo turėti gerą sistemą ir profesionalią komandą, tačiau likdavo neaišku:

• kas pateikia pradinius duomenis;
• kas priima sprendimą;
• kas patikrina rezultatą;
• kas ištaiso klaidą;
• kas atnaujina procesą.

Tokiose situacijose žmonės pradeda tikėtis, kad atsakomybę prisiims pati sistema.

Tačiau sistema negali būti atsakinga už verslo sprendimą.

Su AI ši rizika dar didesnė, nes jo atsakymas gali skambėti užtikrintai net tada, kai trūksta informacijos.

Todėl pareigybės aprašyme turi būti aiškiai nurodyta ne tik AI atsakomybė, bet ir atsakingas žmogus.

Praktinė užduotis: parenkite pilną AI darbuotojo pareigybės aprašymą

Šioje pamokoje naudosime pirmose dviejose pamokose sukurtą AI darbuotoją.

Jeigu pasirinkote AI komercinių pasiūlymų asistentą, tęskite su juo. Jeigu sukūrėte kitą rolę, pritaikykite pateiktus laukus savo procesui.

Pamokos pabaigoje turėsite dokumentą, kurį galėsite:

• įkelti į AI darbuotojo projektą;
• patvirtinti su padalinio vadovu;
• naudoti kuriant darbo instrukcijas;
• naudoti naujų komandos narių mokymams;
• naudoti tikrinant AI rezultatų kokybę.

Atidarykite AI darbuotojo projektą

Atidarykite antroje pamokoje sukurtą ChatGPT, Claude arba kitą AI darbuotojo darbo vietą.

1. Prisijunkite prie naudojamo AI įrankio.
2. Atidarykite AI darbuotojui skirtą projektą.
3. Projekto viduje sukurkite naują pokalbį.
4. Pavadinkite jį aiškiu pavadinimu.

Jeigu projekto dar nesukūrėte, galite pradėti naujame pokalbyje, tačiau galutinį dokumentą vėliau įkelkite į atskirą AI darbuotojo darbo vietą.

Aprašykite pareigybės paskirtį

Paskirtis paaiškina, kodėl organizacijai reikalinga ši AI rolė.

Ji neturi būti aprašyta kaip technologinė funkcija.

Paskirtis turi atsakyti į tris klausimus:

1. Kam AI darbuotojas padeda?
2. Kokią problemą sumažina?
3. Kokią verslo vertę sukuria?

Nustatykite vieną pagrindinį tikslą

Tikslas turi būti aiškus ir susijęs su verslo rezultatu.

Pavyzdžiui:

Venkite bendrų tikslų:

• pagerinti darbą;
• padėti komandai;
• naudoti AI efektyviau;
• didinti produktyvumą.

Jie skamba teisingai, tačiau jų negalima patikrinti.

Išvardykite konkrečias atsakomybes

Atsakomybės turi būti parašytos kaip aiškūs veiksmai.

Kiekvieną atsakomybę pradėkite veiksmažodžiu:

• analizuoja;
• patikrina;
• sugrupuoja;
• parengia;
• palygina;
• pažymi;
• pateikia.

AI komercinių pasiūlymų asistento atsakomybės galėtų būti:

Nustatykite gaunamą informaciją

AI negali patikimai atlikti užduoties, jeigu neaišku, ką turi gauti prieš pradėdamas darbą.

Aprašykite privalomą įvesties informaciją.

Pavyzdžiui:

• kliento pavadinimas arba anoniminis kodas;
• susitikimo užrašai;
• kliento problema;
• pageidaujamas rezultatas;
• pasirinktos paslaugos;
• patvirtinta kaina;
• patvirtintas terminas;
• atsakingo darbuotojo pastabos.

Taip pat nustatykite, ką AI turi daryti, kai informacijos trūksta.

Aprašykite galutinį rezultatą

Pareigybės aprašyme turi būti aišku, ką AI pateikia baigęs užduotį.

Neužtenka parašyti:

Reikia nustatyti rezultato formą.

Rezultatas turi būti toks aiškus, kad kitas žmogus galėtų patikrinti, ar darbas baigtas.

Nustatykite sprendimų ribas

Tai viena svarbiausių pareigybės aprašymo dalių.

Atskirai aprašykite:

AI sprendimų ribos priklauso nuo proceso rizikos.

Kuo didesnė finansinė, teisinė, reputacinė arba saugumo rizika, tuo mažesnė turi būti AI savarankiškumo zona.

Paskirkite atsakingą žmogų

AI negali būti paskutinis atsakomybės taškas.

Pareigybės aprašyme nurodykite žmogų arba pareigybę, kuri:

• pateikia užduotį;
• atsako į AI klausimus;
• patikrina rezultatą;
• priima galutinį sprendimą;
• praneša apie klaidas;
• inicijuoja instrukcijų atnaujinimą.

Galite turėti kelis patvirtinimo lygius, tačiau turi būti aišku, kuris žmogus atsakingas už galutinį rezultatą.

Aprašykite bendradarbiavimo grandinę

AI darbuotojas retai dirba visiškai atskirai.

Aprašykite, iš ko jis gauna informaciją ir kam perduoda rezultatą.

PARDAVIMŲ VADYBININKAS

↓

Pateikia susitikimo užrašus, kliento poreikį ir patvirtintą komercinę informaciją.

↓

AI KOMERCINIŲ PASIŪLYMŲ ASISTENTAS

↓

Patikrina informaciją ir parengia pasiūlymo juodraštį.

↓

PARDAVIMŲ VADYBININKAS

↓

Patikrina turinį, kainą, terminus ir kliento situaciją.

↓

PARDAVIMŲ VADOVAS

↓

Patvirtina nestandartines sąlygas.

↓

PARDAVIMŲ VADYBININKAS

↓

Išsiunčia pasiūlymą klientui.

Ši grandinė aiškiai parodo, kad AI yra proceso dalis, bet ne galutinis sprendimų priėmėjas.

Įklijuokite pareigybės kūrimo promptą

Nukopijuokite žemiau pateiktą promptą į AI darbuotojo projekto pokalbį.

Padėk man parengti production-ready AI darbuotojo pareigybės aprašymą.

Dirbk kaip patyręs organizacijų valdymo, procesų ir rizikų specialistas.

Naudok šio projekto informaciją ir mano atsakymus.

Nespėliok ir nekurk trūkstamų faktų.

Pirmiausia užduok klausimus po vieną apie:

1. Organizacijos arba padalinio poreikį.
2. AI darbuotojo paskirtį.
3. Pagrindinį verslo tikslą.
4. Pagrindinę funkciją.
5. Kas pateikia užduotis.
6. Kokia informacija pateikiama.
7. Kokias atsakomybes AI turi vykdyti.
8. Kokį galutinį rezultatą turi pateikti.
9. Kas tikrina rezultatą.
10. Kokius sprendimus AI gali tik siūlyti.
11. Kokių sprendimų AI negali priimti.
12. Kada AI turi sustoti ir kreiptis į žmogų.
13. Su kokiais žmonėmis, padaliniais arba kitais AI darbuotojais jis bendradarbiauja.
14. Kokie yra didžiausi rizikos taškai.
15. Kas atsakingas už pareigybės aprašymo atnaujinimą.

Kai surinksi pakankamai informacijos, parenk pareigybės aprašymą pagal šią struktūrą:

1. Pareigybės pavadinimas.
2. Padalinys.
3. Pareigybės paskirtis.
4. Pagrindinis tikslas.
5. Pagrindinė funkcija.
6. Pagrindinės atsakomybės.
7. Gaunama informacija.
8. Naudojami žinių šaltiniai.
9. Galutiniai darbo rezultatai.
10. Kokybės kriterijai.
11. Leidžiami sprendimai.
12. Draudžiami sprendimai ir veiksmai.
13. Eskalavimo sąlygos.
14. Atskaitomybė.
15. Bendradarbiavimo grandinė.
16. Atsakingas žmogus.
17. Dokumento savininkas.
18. Versija.
19. Patvirtinimo data.
20. Kitos peržiūros data.

Po pareigybės aprašymo pateik atskirą skyrių:

„NEAIŠKUMAI IR TRŪKSTAMI SPRENDIMAI“

Jame įrašyk viską, ko nepavyko nustatyti iš pateiktos informacijos.

Nenaudok abstrakčių frazių.

Kiekvieną atsakomybę pradėk konkrečiu veiksmažodžiu.

Aiškiai atskirk AI atsakomybę nuo žmogaus atsakomybės.

AI darbuotojo pareigybės aprašymo šablonas

Šį šabloną galite nukopijuoti į Word, Google Docs, dokumentų valdymo sistemą arba tiesiogiai į AI darbuotojo projektą.

Realus verslo pavyzdys

Paslaugų įmonė nusprendė sukurti AI klientų užklausų asistentą.

Pradinė užduotis buvo labai plati:

Tokia rolė būtų rizikinga, nes AI galėtų:

• pažadėti netinkamą terminą;
• neteisingai paaiškinti paslaugą;
• pasiūlyti nepatvirtintą nuolaidą;
• atsakyti į teisinį skundą;
• panaudoti kito kliento informaciją.

Parengus pareigybės aprašymą, rolė buvo susiaurinta.

AI liko proceso dalimi, tačiau rizikingi sprendimai buvo aiškiai palikti žmogui.

Aprašyti, kuo AI turi būti, bet ne ką turi padaryti

Dažnai pareigybės aprašymas pradedamas taip:

Tokia formuluotė gali padėti nustatyti toną, tačiau nepaaiškina:

• kokius darbus AI atlieka;
• kokius dokumentus naudoja;
• kokį rezultatą pateikia;
• kas rezultatą tikrina;
• kokių sprendimų AI priimti negali.

Profesinė rolė be proceso ir atsakomybės yra tik gražus apibūdinimas.

AI pareigybės aprašymas turi riboti ne tik veiksmus, bet ir duomenų naudojimą

• Nurodykite, kokias duomenų kategorijas AI darbuotojas gali naudoti.
• Nurodykite, kokie duomenys jam nėra reikalingi ir negali būti pateikiami.
• AI neturi savarankiškai nuspręsti, ar konfidencialią informaciją galima naudoti.
• Asmens duomenys turi būti naudojami tik tada, kai tai būtina, teisėta ir patvirtinta organizacijos.
• Finansiniai, teisiniai, personalo ir saugumo sprendimai turi turėti privalomą žmogaus patvirtinimą.
• AI neturi tiesiogiai susisiekti su klientais ar darbuotojais, kol toks veiksmas nėra atskirai įvertintas ir patvirtintas.
• Instrukcijoje aiškiai nurodykite, kad trūkstant informacijos AI turi sustoti, o ne užpildyti spragas spėjimais.
• Kiekviena pareigybė turi turėti dokumento savininką ir peržiūros datą.
• Pakeitus procesą, kainodarą, teisines taisykles ar naudojamas sistemas, pareigybės aprašymas turi būti peržiūrėtas.

Pareigybės aprašymo kokybės patikros promptas

Parengę pirmą versiją, įklijuokite šį promptą ir paprašykite AI atlikti kritinę patikrą.

Atlik kritinę šio AI darbuotojo pareigybės aprašymo patikrą.

Vertink ne tai, ar tekstas gražiai parašytas, o tai, ar pagal jį galima saugiai ir nuosekliai organizuoti darbą.

Patikrink:

1. Ar yra viena aiški pagrindinė funkcija.
2. Ar atsakomybės parašytos konkrečiais veiksmais.
3. Ar aišku, kokia informacija reikalinga prieš pradedant darbą.
4. Ar galutinis rezultatas yra patikrinamas.
5. Ar aiškiai atskirta AI ir žmogaus atsakomybė.
6. Ar nustatyta, ko AI negali daryti.
7. Ar nustatyti atvejai, kada AI turi sustoti.
8. Ar paskirtas atsakingas žmogus.
9. Ar aišku, kas atnaujina instrukcijas.
10. Ar rolė nėra per plati.
11. Ar nėra prieštaringų taisyklių.
12. Ar yra duomenų saugumo spragų.

Rezultatą pateik lentelėje:

SRITIS
BŪSENA: TINKAMA / REIKIA TAISYTI / KRITINĖ SPRAGA
PASTABA
KONKRETUS SIŪLOMAS PAKEITIMAS

Pabaigoje pateik:

1. Penkias didžiausias rizikas.
2. Tris svarbiausius pakeitimus.
3. Atnaujintą pareigybės aprašymo versiją.

Nespėliok.

Jeigu trūksta organizacinio sprendimo, pažymėk, kad jį turi priimti žmogus.

Kontrolinis sąrašas

Šiandien parenkite pirmą AI pareigybės aprašymo versiją

1. Atidarykite antroje pamokoje sukurtą AI darbuotojo projektą.
2. Sukurkite naują pokalbį pareigybės aprašymui.
3. Įklijuokite šioje pamokoje pateiktą pareigybės kūrimo promptą.
4. Atsakykite į AI klausimus konkrečiai ir remdamiesi realiu procesu.
5. Sugeneruotą aprašymą peržiūrėkite su proceso savininku.
6. Pažymėkite, ką AI gali daryti ir ko negali.
7. Paskirkite rezultatą tikrinantį žmogų.
8. Paleiskite kokybės patikros promptą.
9. Išsaugokite dokumentą kaip pirmą patvirtinimui skirtą versiją.

Šios pamokos rezultatas – dokumentas, kuris aiškiai pasako, kur prasideda AI darbas ir kur prasideda žmogaus atsakomybė.

AI gali atlikti darbą.
Tačiau atsakomybė visada turi turėti žmogaus vardą arba pareigybę.

AI Employee OS™ #4: AI darbuotojo onboardingas

Pareigybės aprašymas paaiškina, už ką AI darbuotojas atsakingas. Tačiau net ir aiškias pareigas gavęs darbuotojas dar nežino, kaip jūsų organizacija iš tikrųjų dirba.

Kitoje pamokoje sukursime AI darbuotojo onboardingą.

Parengsime informaciją apie įmonę, klientus, produktus, darbo principus, terminologiją, bendravimo toną, gerus pavyzdžius ir svarbiausias rizikas.

Pamokos pabaigoje turėsite production-ready AI darbuotojo onboardingo paketą ir patikros testą, kuris parodys, ar AI iš tikrųjų suprato jūsų organizaciją.

Reikia aiškiai aprašyti AI darbuotojų atsakomybes?

Marso Slėnis padeda organizacijoms atrinkti tinkamus procesus, sukurti AI darbuotojų pareigybes, nustatyti atsakomybių ribas ir įdiegti žmogaus atliekamą kokybės kontrolę.