AI darbuotojo onboardingas

Pareigybės aprašymas paaiškina, už ką AI darbuotojas atsakingas. Onboardingas paaiškina, kaip jūsų organizacija iš tikrųjų dirba.

Įsivaizduokite, kad į darbą priimate naują pardavimų, marketingo, klientų aptarnavimo ar projektų valdymo specialistą.

Jūs nepasakote jam tik pareigybės pavadinimo ir nepaliekate vieno bendro dokumento.

Geras vadovas naujam darbuotojui paaiškina:

• kuo užsiima įmonė;
• kas yra jos klientai;
• kokius produktus ir paslaugas ji parduoda;
• kaip organizacijoje priimami sprendimai;
• kokios yra svarbiausios darbo taisyklės;
• kaip bendraujama su klientais;
• kokios klaidos būtų pavojingos;
• kas laikoma geru rezultatu.

AI darbuotojui reikia tokio paties aiškaus įvedimo į darbą.

Problema: AI žino daug apie pasaulį, bet beveik nieko apie jūsų įmonę

ChatGPT, Claude ar kitas modelis gali turėti daug bendrų žinių.

Tačiau jis savaime nežino:

• kaip tiksliai vadinate savo paslaugas;
• kokiems klientams jų neparduodate;
• kokios kainos yra patvirtintos;
• kokius pažadus galima duoti;
• kokius terminus turi patvirtinti vadovas;
• kokį toną naudojate bendraudami;
• kokių žodžių ar teiginių vengiate;
• kokios klaidos jūsų verslui būtų pavojingiausios.

Be onboardingo AI bando užpildyti šias spragas bendromis žiniomis.

Tada atsiranda tokie rezultatai:

AI nebūtinai tyčia daro klaidą.

Jis tiesiog neturi jūsų organizacijos konteksto.

Kas yra AI darbuotojo onboardingas?

AI darbuotojo onboardingas yra struktūruotas procesas, kurio metu AI pateikiama jo darbui reikalinga informacija apie organizaciją.

Onboardingas turi padėti AI suprasti ne visą įmonę, o tiek, kiek būtina konkrečiai pareigybei.

Pareigybės aprašymas ir onboardingas nėra tas pats

Pareigybės aprašymas be onboardingo dažnai būna per bendras.

Onboardingas be pareigybės aprašymo tampa informacijos sandėliu, kuriame neaišku, ką AI iš tikrųjų turi daryti.

Naujas darbuotojas neklysta todėl, kad yra blogas

Dirbdamas su skaitmenizacijos, procesų ir organizacinių pokyčių projektais dažnai mačiau tą pačią problemą.

Organizacija priima naują žmogų, tačiau tikisi, kad jis pats supras:

• kur rasti teisingus dokumentus;
• kas priima sprendimus;
• kokios yra nerašytos taisyklės;
• kaip kalbėti su skirtingais klientais;
• kurios klaidos toleruojamos, o kurios ne;
• kokia informacija jau pasenusi.

Po kelių savaičių vadovas sako:

Tačiau dažnai darbuotojui niekas to nuosekliai nepaaiškino.

Su AI vyksta lygiai tas pats.

Jeigu organizacija neturi aiškaus onboardingo, AI nuolat bus taisomas pavienėmis pastabomis:

• „nerašyk taip oficialiai“;
• „mes tokių paslaugų neteikiame“;
• „šito termino klientui nežadame“;
• „mūsų tikslinė auditorija kita“;
• „šitas dokumentas jau pasenęs“.

Šios pastabos turi būti ne tik parašomos pokalbyje.

Jos turi tapti nuolatine AI darbo sistemos dalimi.

Praktinė užduotis: sukurkite AI darbuotojo onboardingo paketą

Šios pamokos pabaigoje turėsite struktūruotą paketą, kurį galėsite įkelti į AI darbuotojo darbo vietą.

Pakete bus:

• organizacijos aprašymas;
• klientų ir auditorijų aprašymas;
• produktų ir paslaugų aprašymas;
• terminų žodynas;
• bendravimo tono taisyklės;
• sprendimų ir eskalavimo taisyklės;
• geri bei blogi pavyzdžiai;
• onboardingo patikros testas.

Atidarykite AI darbuotojo darbo vietą

Atidarykite ankstesnėse pamokose sukurtą ChatGPT, Claude arba kitą AI darbuotojo projektą.

1. Prisijunkite prie savo AI įrankio.
2. Atidarykite konkrečiam AI darbuotojui skirtą projektą.
3. Sukurkite naują pokalbį.
4. Pavadinkite jį „Onboardingas | V1“.
5. Šalia pasiruoškite pareigybės aprašymą.

Parenkite trumpą organizacijos aprašymą

AI nereikia visos įmonės istorijos.

Jam reikia aiškios informacijos, kuri padėtų atlikti konkrečią rolę.

Organizacijos aprašyme atsakykite:

1. Kuo užsiima organizacija?
2. Kokią problemą ji sprendžia?
3. Kokią vertę kuria klientui?
4. Kuo skiriasi nuo kitų?
5. Kokie yra svarbiausi darbo principai?

Geras aprašymas turėtų tilpti į 150–300 žodžių.

Jeigu dokumentas ilgesnis, informaciją suskirstykite į atskirus skyrius.

Aprašykite klientus ir auditorijas

AI turi suprasti, kam organizacija parduoda, padeda arba komunikuoja.

Vien tik amžiaus ar įmonės dydžio nepakanka.

Kiekvienai svarbiai auditorijai aprašykite:

• kas jie yra;
• kokias problemas turi;
• ko bijo arba vengia;
• ko tikisi iš jūsų;
• kokį rezultatą vertina;
• kokios informacijos jiems nereikia;
• kokiu tonu su jais bendraujama.

AUDITORIJOS PAVADINIMAS

Kas jie:
[Aprašykite]

Pagrindinė problema:
[Aprašykite]

Ko jie nori:
[Aprašykite]

Ko jie bijo:
[Aprašykite]

Kas jiems svarbiausia priimant sprendimą:
[Aprašykite]

Ko jiems nereikia žadėti:
[Aprašykite]

Kokiu tonu su jais bendrauti:
[Aprašykite]

Kokio veiksmo iš jų tikimės:
[Aprašykite]

Aprašykite produktus ir paslaugas

AI neturi kurti produktų ar paslaugų iš bendrų prielaidų.

Kiekvienam produktui arba paslaugai pateikite aiškią kortelę.

Ypač svarbu aprašyti ne tik tai, ką įmonė daro, bet ir ko ji nedaro.

Tai sumažina tikimybę, kad AI sukurs neegzistuojančią funkciją, terminą ar pažadą.

Sukurkite terminų ir trumpinių žodyną

Organizacijos dažnai naudoja terminus, kurių reikšmė viduje yra kitokia nei bendroje kalboje.

Taip pat naudojami:

• trumpiniai;
• produktų kodai;
• padalinių pavadinimai;
• vidiniai procesų pavadinimai;
• klientų segmentų terminai;
• techniniai apibrėžimai.

Jeigu AI nuolat neteisingai vartoja tą patį terminą, įtraukite jį į žodyną.

Aprašykite bendravimo toną

Tokie nurodymai kaip „rašyk profesionaliai“ yra per bendri.

Skirtingiems žmonėms profesionalumas gali reikšti skirtingus dalykus.

Toną aprašykite konkrečiomis taisyklėmis.

Tono instrukcijoje galite įrašyti:

BENDRAVIMO TONAS

Rašyk profesionaliai, ramiai ir aiškiai.

Naudok paprastą kalbą, kurią suprastų žmogus be techninio pasirengimo.

Venk perdėto entuziazmo, tuščių pažadų ir reklaminių klišių.

Nerašyk:

„revoliucinis“
„geriausias rinkoje“
„garantuojame rezultatą“
„neprilygstamas“
„100 % saugus“

Jeigu teiginys nėra patvirtintas dokumentuose, jo nenaudok.

Tekstą struktūruok trumpomis pastraipomis.

Svarbiausią naudą paaiškink konkrečiai.

Jeigu naudojamas techninis terminas, paaiškink jį vienu paprastu sakiniu.

Aprašykite sprendimų priėmimo principus

Onboardingas turi paaiškinti, kaip organizacijoje priimami sprendimai.

Pavyzdžiui:

• kas gali tvirtinti kainą;
• kas gali keisti terminą;
• kas gali patvirtinti nestandartinį pasiūlymą;
• kas sprendžia teisinius klausimus;
• kas gali skelbti informaciją viešai;
• kas gali siųsti galutinį dokumentą klientui.

AI turi matyti ne tik draudimą, bet ir aiškų kelią, kam perduoti klausimą.

Aprašykite svarbiausias rizikas

Kiekviena AI rolė turi skirtingas rizikas.

Pardavimų AI gali suklysti dėl kainos. Personalo AI – dėl darbuotojų duomenų. Marketingo AI – dėl klaidinančių teiginių. Finansų AI – dėl neteisingo skaičiavimo.

Sudarykite penkių–dešimties svarbiausių rizikų sąrašą.

Pateikite gerų rezultatų pavyzdžius

Taisyklės paaiškina, ką daryti.

Pavyzdžiai parodo, kaip atrodo gerai atliktas darbas.

Į onboardingo paketą įtraukite:

• vieną arba kelis gerus rezultatus;
• paaiškinimą, kodėl jie geri;
• vieną netinkamą pavyzdį;
• paaiškinimą, kas jame blogai;
• taisytą versiją.

Sukurkite onboardingo dokumentų struktūrą

Onboardingo dokumentus laikykite atskirai nuo kasdienių užduočių ir nepatvirtintų juodraščių.

AI-DARBUOTOJO-ONBOARDINGAS

01_ORGANIZACIJA
   organizacijos-aprasymas.docx
   veiklos-principai.docx

02_KLIENTAI
   auditorijos.docx
   klientu-segmentai.xlsx

03_PRODUKTAI
   produktu-ir-paslaugu-katalogas.pdf
   kainodaros-taisykles.pdf

04_TERMINAI
   terminu-zodynas.xlsx

05_TONAS
   komunikacijos-tonas.docx
   draudziamos-formuluotes.docx

06_SPRENDIMAI
   sprendimu-teises.docx
   eskalavimo-matrica.xlsx

07_RIZIKOS
   pagrindines-rizikos.docx
   duomenu-saugumo-taisykles.docx

08_PAVYZDZIAI
   geri-pavyzdziai.pdf
   blogi-pavyzdziai.pdf

09_TESTAI
   onboardingo-testas.docx

10_ARCHYVAS
   pasenusios-versijos

Kiekvienas dokumentas turi turėti:

• savininką;
• versiją;
• patvirtinimo datą;
• kitos peržiūros datą;
• būseną.

Įklijuokite onboardingo kūrimo promptą

Šį promptą naudokite tam, kad AI padėtų surinkti informaciją, bet neleistų sau užpildyti spragų spėjimais.

Padėk man parengti production-ready AI darbuotojo onboardingo paketą.

Dirbk kaip patyręs organizacijų procesų, vidinės komunikacijos, rizikų ir darbuotojų mokymų specialistas.

Naudok tik:

1. Šiame projekte pateiktą informaciją.
2. Mano atsakymus.
3. Patvirtintus dokumentus.

Nespėliok.

Nekurk trūkstamos informacijos.

Pirmiausia užduok klausimus po vieną apie:

1. Kuo užsiima organizacija.
2. Kokią problemą ji sprendžia.
3. Kokią vertę kuria.
4. Kas yra pagrindiniai klientai.
5. Kokias problemas turi kiekviena auditorija.
6. Kokius produktus ir paslaugas įmonė teikia.
7. Ko įmonė neteikia.
8. Kaip nustatomos kainos.
9. Kas gali tvirtinti nuolaidas.
10. Kas gali tvirtinti terminus.
11. Kokie terminai ir trumpiniai naudojami.
12. Kokiu tonu organizacija bendrauja.
13. Kokios formuluotės draudžiamos.
14. Kokie teiginiai turi būti patvirtinti.
15. Kokios klaidos būtų pavojingiausios.
16. Kada AI turi sustoti.
17. Kam AI turi eskaluoti klausimą.
18. Kaip atrodo geras rezultatas.
19. Kaip atrodo blogas rezultatas.
20. Kas atsakingas už onboardingo atnaujinimą.

Kai surinksi informaciją, parenk onboardingo paketą pagal šią struktūrą:

1. Organizacijos santrauka.
2. Pagrindinė kuriama vertė.
3. Veiklos principai.
4. Klientų ir auditorijų aprašymai.
5. Produktų ir paslaugų katalogas.
6. Kas neįeina į paslaugas.
7. Terminų ir trumpinių žodynas.
8. Bendravimo tono taisyklės.
9. Leidžiamos formuluotės.
10. Draudžiamos formuluotės.
11. Sprendimų priėmimo teisės.
12. Eskalavimo taisyklės.
13. Pagrindinės rizikos.
14. Duomenų saugumo taisyklės.
15. Gero rezultato pavyzdžiai.
16. Blogo rezultato pavyzdžiai.
17. Onboardingo patikros klausimai.
18. Neaiškumai ir trūkstami sprendimai.
19. Dokumento savininkas.
20. Versija ir peržiūros data.

Kiekvieną nepatvirtintą vietą pažymėk:

[REIKALINGAS ŽMOGAUS SPRENDIMAS]

Kiekvieną trūkstamą dokumentą pažymėk:

[TRŪKSTA DOKUMENTO]

Pabaigoje pateik dešimties klausimų testą, kuriuo būtų galima patikrinti, ar AI teisingai suprato onboardingą.

AI darbuotojo onboardingo šablonas

Žemiau pateiktą struktūrą galite naudoti kaip pagrindinį onboardingo dokumentą.

AI onboardingo patikros testas

Vien dokumentų įkėlimas dar nereiškia, kad AI teisingai juos suprato.

Sukurkite naują projekto pokalbį ir įklijuokite šį testą:

Atlik savo onboardingo žinių patikrą.

Remkis tik šio projekto instrukcijomis ir dokumentais.

Nespėliok.

Atsakyk į šiuos klausimus:

1. Kuo užsiima mūsų organizacija?
2. Kokią pagrindinę vertę kuriame klientui?
3. Kas yra pagrindinė auditorija, su kuria tu dirbi?
4. Kokią pagrindinę problemą ši auditorija turi?
5. Kokius produktus arba paslaugas gali naudoti savo darbe?
6. Ko mūsų organizacija neteikia?
7. Kokiu tonu turi bendrauti?
8. Kokių formuluočių privalai vengti?
9. Kokius sprendimus gali tik pasiūlyti, bet negali patvirtinti?
10. Kokiais atvejais privalai sustoti ir kreiptis į žmogų?
11. Kas tvirtina kainos išimtis?
12. Kas tvirtina nestandartinius terminus?
13. Kokios trys klaidos būtų pavojingiausios?
14. Kaip atrodo geras galutinis rezultatas?
15. Kokios informacijos šiame projekte vis dar trūksta?

Kiekvienam atsakymui nurodyk:

ATSAKYMAS
ŠALTINIS ARBA DOKUMENTAS
PASITIKĖJIMO LYGIS: AUKŠTAS / VIDUTINIS / ŽEMAS
NEAIŠKUMAS, JEIGU YRA

Jeigu atsakymo dokumentuose nėra, rašyk:

„Ši informacija onboardinge nepateikta.“

Patikrinkite ne tik atsakymų sklandumą.

Svarbiausia:

• ar AI remiasi tinkamu dokumentu;
• ar nepridėjo savo prielaidų;
• ar atpažino trūkstamą informaciją;
• ar teisingai nurodė sprendimų ribas;
• ar žino, kada kreiptis į žmogų.

Praktinis onboardingo egzaminas

Po teorinio testo pateikite AI vieną realistišką situaciją.

Pavyzdžiui:

SITUACIJA

Klientas prašo:

1. Pateikti pasiūlymą šiandien.
2. Pritaikyti 25 % nuolaidą.
3. Pažadėti įgyvendinimą per dvi savaites.
4. Įtraukti paslaugą, kurios nėra patvirtintame paslaugų kataloge.
5. Parašyti, kad rezultatas yra garantuotas.

TAVO UŽDUOTIS

1. Nurodyk, kuriuos prašymus gali apdoroti.
2. Nurodyk, kurių prašymų negali patvirtinti.
3. Nurodyk, kokios informacijos trūksta.
4. Nurodyk, kam turi būti eskaluotas kiekvienas klausimas.
5. Parenk tik saugią pasiūlymo dalį.
6. Aiškiai pažymėk vietas, kurioms būtinas žmogaus sprendimas.

Nespėliok.

Nekeisk patvirtintų organizacijos taisyklių.

Gerai onboardintas AI turėtų:

• nepatvirtinti nuolaidos;
• nepažadėti termino;
• neįtraukti neegzistuojančios paslaugos;
• nevartoti garantijos;
• nurodyti atsakingus žmones;
• parengti tik saugią juodraščio dalį.

Realus verslo pavyzdys

Nedidelė B2B paslaugų įmonė sukūrė AI marketingo turinio asistentą.

Pareigybės aprašyme buvo nurodyta, kad AI rengia LinkedIn įrašų juodraščius.

Tačiau rezultatai buvo nevienodi.

Vieną dieną tekstai buvo profesionalūs. Kitą – per daug reklaminiai. Kartais AI pradėdavo rašyti apie vartotojams skirtas paslaugas, nors įmonė dirbo tik su verslo klientais.

Problema buvo ne pats modelis.

Jam nebuvo paaiškinta:

• kas yra pagrindinė auditorija;
• kokios problemos jai svarbiausios;
• kokio tono įmonė vengia;
• kokie teiginiai turi būti patvirtinti;
• kaip atrodo geras įrašas.

Į onboardingo paketą buvo įtraukta:

Po onboardingo rezultatai tapo nuoseklesni.

Svarbiausia – atsirado aiškus pagrindas, pagal kurį buvo galima pasakyti, kodėl vienas įrašas tinkamas, o kitas ne.

Įkelti daug dokumentų ir tikėtis, kad AI pats atsirinks

Onboardingas nėra visų įmonės dokumentų perkėlimas į vieną projektą.

Jeigu įkeliate:

• kelias kainoraščio versijas;
• senus paslaugų aprašymus;
• nepatvirtintus juodraščius;
• prieštaringas taisykles;
• dokumentus be savininko;

AI negali patikimai nuspręsti, kuris dokumentas svarbiausias.

Geras onboardingas nėra didžiausias informacijos kiekis. Tai mažiausias pakankamas patvirtintos informacijos rinkinys.

Onboardingą laikyti vienkartiniu darbu

Įmonės keičiasi.

Atsiranda:

• nauji produktai;
• naujos kainos;
• nauji klientų segmentai;
• naujos teisės ar saugumo taisyklės;
• naujas komunikacijos tonas;
• nauji sprendimų priėmėjai.

Todėl onboardingo paketą reikia peržiūrėti:

• pasikeitus procesui;
• atsiradus naujam produktui;
• pasikeitus kainodarai;
• po svarbios AI klaidos;
• ne rečiau kaip kartą per ketvirtį.

AI neturi žinoti visko apie įmonę

Onboardingui taikykite mažiausios būtinos prieigos principą.

AI darbuotojui pateikite tik tą informaciją, kurios reikia jo pareigybei.

• Nekelkite slaptažodžių, API raktų, prisijungimų ar autentifikavimo kodų.
• Nekelkite visų darbuotojų asmens duomenų, jeigu jų nereikia užduočiai.
• Nekelkite klientų konfidencialios informacijos be aiškaus pagrindo.
• Pašalinkite nereikalingus vardus, el. pašto adresus, telefonus ir kitus identifikatorius.
• Atskirkite skirtingų klientų informaciją.
• Pažymėkite dokumentus kaip patvirtintus, juodraščius arba pasenusius.
• Nurodykite, kuri informacija gali būti naudojama išorinei komunikacijai.
• Nurodykite, kuri informacija skirta tik vidiniam naudojimui.
• Patikrinkite, kas turi prieigą prie projekto.
• Galutinį rezultatą ir toliau turi tikrinti atsakingas žmogus.

AI darbuotojo onboardingo SOP

Kontrolinis sąrašas

Šiandien sukurkite pirmą AI onboardingo versiją

1. Atidarykite AI darbuotojo projektą.
2. Sukurkite pokalbį „Onboardingas | V1“.
3. Įklijuokite onboardingo kūrimo promptą.
4. Atsakykite bent į klausimus apie organizaciją, klientus ir produktus.
5. Aprašykite bendravimo toną.
6. Nurodykite penkias draudžiamas formuluotes.
7. Nurodykite penkias situacijas, kada AI turi sustoti.
8. Įkelkite vieną gero rezultato pavyzdį.
9. Paleiskite onboardingo testą.
10. Užrašykite tris trūkstamus organizacinius sprendimus.

Šios pamokos rezultatas – AI darbuotojas, kuris ne tik žino savo pareigas, bet ir pradeda suprasti jūsų organizacijos darbo logiką.

Geriausias promptas nepakeičia onboardingo.
AI dirba taip gerai, kaip gerai jam paaiškinta jūsų organizacija.

AI Employee OS™ #5: AI darbuotojo SOP

Onboardingas paaiškina, kaip veikia organizacija. Tačiau AI darbuotojui vis dar reikia konkrečios darbo instrukcijos kiekvienai pasikartojančiai užduočiai.

Kitoje pamokoje kursime AI darbuotojo SOP – standartinę darbo procedūrą.

Aprašysime:

• kada prasideda procesas;
• kokia informacija būtina;
• kokia veiksmų seka taikoma;
• kada AI turi sustoti;
• kaip turi atrodyti galutinis rezultatas;
• kas jį tikrina.

Pamokos pabaigoje turėsite production-ready SOP šabloną ir promptą, kuris padės paversti realų verslo procesą aiškia AI darbo instrukcija.

Norite tinkamai apmokyti savo AI darbuotojus?

Marso Slėnis padeda organizacijoms parengti AI darbuotojų onboardingą, sutvarkyti žinių bazes, aprašyti veiklos taisykles ir sukurti praktinius patikros scenarijus.