AI Employee OS™

AI EMPLOYEE OS™ · PAMOKA #1

ChatGPT nėra darbuotojas

Pokalbis su dirbtiniu intelektu dar nereiškia, kad jūsų įmonėje dirba AI darbuotojas. Darbuotojas atsiranda tik tada, kai AI turi aiškią rolę, atsakomybes, darbo taisykles ir žmogų, kuris tikrina rezultatą.

Daugelis įmonių jau naudoja ChatGPT, Claude ar kitus dirbtinio intelekto įrankius. Darbuotojai prašo parašyti laišką, sutrumpinti tekstą, sukurti reklamos idėją arba išversti dokumentą.

Tai naudinga. Tačiau tai dar nėra AI darbuotojas.

Tai tik pavienės užduotys, kurias kiekvieną kartą žmogus paaiškina iš naujo.

AI darbuotojas nėra vienas geras promptas. Tai aiškiai aprašyta darbo sistema.

Problema: AI kiekvieną kartą pradeda darbą iš naujo

Įsivaizduokite, kad priimate naują žmogų į darbą, tačiau jam nepasakote:

  • kokios jo pareigos;
  • už ką jis atsakingas;
  • kokius dokumentus turi naudoti;
  • kaip atrodo geras rezultatas;
  • ko jam daryti negalima;
  • kas turi patvirtinti jo darbą.

Vietoje to kiekvieną rytą pasakote:

„Parašyk gerą pasiūlymą klientui.“

Vieną dieną žmogus suprastų vienaip. Kitą dieną – kitaip. Rezultatų kokybė nuolat keistųsi.

Būtent taip daug įmonių šiandien dirba su AI.

Kiekvienas darbuotojas rašo savo promptus. Nėra bendrų taisyklių. Nėra vienodo formato. Nėra kokybės kontrolės. Nėra aišku, kas atsakingas už klaidas.

20 % TEORIJOS

Kada AI tampa darbuotoju?

AI tampa darbuotoju tada, kai jam sukuriama darbo aplinka, panaši į įprasto darbuotojo darbo aplinką.

Jam reikia:

1
Rolės

Kas jis yra ir kokią funkciją atlieka.

2
Tikslo

Kokį rezultatą turi padėti pasiekti.

3
Atsakomybių

Kokius darbus gali ir turi atlikti.

4
Ribų

Ko negali nuspręsti ar atlikti savarankiškai.

5
Darbo instrukcijų

Kokia tvarka turi būti atliekama užduotis.

6
Kokybės kontrolės

Kaip tikrinama, ar rezultatas tinkamas.

Procesas → Rolė → Onboardingas → SOP → QA → KPI → Tobulinimas

IŠ PRAKTIKOS

Technologija retai būna pagrindinė problema

Dirbdamas su skaitmenizacijos, verslo procesų ir organizacinių pokyčių projektais ne kartą mačiau tą patį.

Įmonė įsigyja naują sistemą. Technologija veikia. Funkcijų pakanka. Tačiau po kelių mėnesių rezultatas vis tiek nuvilia.

Dažniausiai problema būna ne pati sistema.

Problema atsiranda todėl, kad organizacija neatsakė į paprastus klausimus:

  • kas atsakingas už procesą;
  • kokia turi būti darbo eiga;
  • kuris rezultatas laikomas geru;
  • kas tikrina kokybę;
  • ką daryti, kai atsiranda išimtis.

Su AI vyksta lygiai tas pats.

Galima pasirinkti labai galingą modelį. Tačiau jeigu nėra proceso, aiškių atsakomybių ir kokybės kontrolės, AI tik greičiau pagamins netvarkingą rezultatą.

Greitesnis beprasmiškumas vis dar yra beprasmiškumas.

80 % PRAKTIKOS

Praktinė užduotis: sukurkite pirmą AI darbuotojo kortelę

Šioje pamokoje dar nekursime sudėtingų automatizacijų.

Pirmiausia nuspręsime, kokį konkretų darbą AI turi atlikti jūsų įmonėje.

Užduočiai pakaks ChatGPT, Claude arba kito jūsų naudojamo AI įrankio.

1 ŽINGSNIS

Pasirinkite vieną pasikartojantį darbą

Nepradėkite nuo viso skyriaus ar visos įmonės.

Pasirinkite vieną darbą, kuris kartojasi bent kartą per savaitę.

Pavyzdžiui:

  • parengti susitikimo santrauką;
  • sukurti komercinio pasiūlymo juodraštį;
  • parengti savaitės socialinių tinklų planą;
  • sugrupuoti klientų klausimus;
  • parengti savaitės darbų ataskaitą;
  • patikrinti teksto struktūrą ir klaidas.
Gera pirmoji užduotis:

aiški, dažnai pasikartojanti, lengvai patikrinama ir nesukelianti didelės rizikos.

2 ŽINGSNIS

Atidarykite AI įrankį

Atidarykite ChatGPT, Claude arba kitą jūsų organizacijoje patvirtintą AI sistemą.

  1. Prisijunkite prie savo paskyros.
  2. Pasirinkite naują pokalbį.
  3. Nenaudokite seno pokalbio, kuriame buvo atliekamos kitos užduotys.
  4. Pokalbio pavadinime įrašykite būsimo AI darbuotojo vardą arba funkciją.

Pavyzdžiui:

AI pardavimų pasiūlymų asistentas
3 ŽINGSNIS

Įklijuokite AI darbuotojo kūrimo instrukciją

Nukopijuokite žemiau pateiktą tekstą ir įklijuokite į naują pokalbį. 

Padėk man sukurti vieno AI darbuotojo pareigybės pagrindą.

Noriu, kad dirbtum kaip patyręs verslo procesų analitikas.

Pirmiausia neužduok užduoties ir nekurk galutinio rezultato.

Užduok man klausimus po vieną, kad galėtum nustatyti:

1. Kokį konkretų darbą AI darbuotojas atliks.
2. Kas pateiks jam užduotį.
3. Kokią informaciją jis gaus.
4. Kokį galutinį rezultatą turi pateikti.
5. Kas patikrins rezultatą.
6. Kokios klaidos būtų pavojingiausios.
7. Ko AI darbuotojas negali daryti savarankiškai.
8. Kada jis turi sustoti ir kreiptis į žmogų.

Kai atsakysiu į klausimus, parenk trumpą AI darbuotojo kortelę pagal šią struktūrą:

AI DARBUOTOJO PAVADINIMAS

TIKSLAS

PAGRINDINĖ FUNKCIJA

GAUNAMA INFORMACIJA

ATLIEKAMI VEIKSMAI

GALUTINIS REZULTATAS

KOKYBĖS KRITERIJAI

DRAUDŽIAMI VEIKSMAI

KADA BŪTINA KREIPTIS Į ŽMOGŲ

ATSAKINGAS ŽMOGUS

Nespėliok ir nekurk trūkstamos informacijos.

Jeigu mano atsakymas neaiškus, užduok papildomą klausimą.
4 ŽINGSNIS

Atsakykite į klausimus konkrečiai

AI pradės užduoti klausimus.

Venkite tokių atsakymų:

„Turi padėti pardavimuose.“

Vietoje to rašykite:

„Pagal pardavimų vadybininko pateiktus susitikimo užrašus ir mūsų pasiūlymo šabloną turi parengti pirmą komercinio pasiūlymo juodraštį.“

Kuo konkretesnė funkcija, tuo lengviau bus patikrinti rezultatą.

5 ŽINGSNIS

Patikrinkite AI darbuotojo kortelę

Kai AI parengs kortelę, perskaitykite ją kaip naujo darbuotojo pareigybės aprašymą.

Užduokite sau klausimus:

  • Ar aišku, kokį vieną darbą jis atlieka?
  • Ar aišku, kokios informacijos jam reikia?
  • Ar galima patikrinti galutinį rezultatą?
  • Ar aprašyta, ko jis negali daryti?
  • Ar paskirtas atsakingas žmogus?

Jeigu bent į vieną klausimą atsakėte „ne“, paprašykite AI kortelę patikslinti.

PRODUCTION-READY DARBO INSTRUKCIJA

Pirmojo AI darbuotojo sukūrimo SOP

Šią instrukciją galite perduoti vadovui, projektų vadovui ar darbuotojui, kuris organizacijoje kurs AI roles.

Proceso pavadinimas: pirmojo AI darbuotojo rolės sukūrimas.

Proceso savininkas: padalinio arba proceso vadovas.

Tikslas: aprašyti vieną aiškią ir patikrinamą AI darbuotojo funkciją.

Pradžios sąlyga: pasirinktas vienas dažnai pasikartojantis procesas.

Darbo eiga:

  1. Pasirinkti vieną konkrečią užduotį.
  2. Paskirti atsakingą žmogų.
  3. Aprašyti gaunamą informaciją.
  4. Aprašyti laukiamą rezultatą.
  5. Nustatyti kokybės kriterijus.
  6. Nustatyti draudžiamus veiksmus.
  7. Nustatyti atvejus, kada AI turi sustoti.
  8. Išbandyti rolę su viena realia užduotimi.
  9. Užfiksuoti pastebėtas klaidas.
  10. Atnaujinti rolės aprašymą.

Baigimo sąlyga: AI darbuotojo rolę supranta ir gali patikrinti kitas komandos žmogus.

Patvirtina: proceso savininkas arba tiesioginis vadovas.

Realus verslo pavyzdys

Nedidelėje paslaugų įmonėje pardavimų vadybininkas po kiekvieno susitikimo rengia komercinį pasiūlymą.

Anksčiau darbuotojas į ChatGPT įklijuodavo trumpą sakinį:

„Sukurk profesionalų pasiūlymą klientui.“

Kiekvieną kartą pasiūlymas būdavo skirtingas. Kartais trūkdavo kainos paaiškinimo. Kartais būdavo pridedamos nepatvirtintos paslaugos. Kartais tekstas skambėdavo pernelyg bendriniai.

Sukūrus AI darbuotojo rolę buvo nustatyta:

  • AI gauna susitikimo užrašus;
  • naudoja patvirtintą pasiūlymo struktūrą;
  • negali kurti naujų kainų;
  • negali žadėti nepatvirtintų terminų;
  • privalo pažymėti trūkstamą informaciją;
  • parengia tik juodraštį;
  • pasiūlymą klientui siunčia žmogus.

AI nepakeitė pardavimų vadybininko.

Jis perėmė pasikartojantį pasiruošimo darbą ir paliko žmogui atsakomybę už kainą, pažadus bei santykį su klientu.

DAŽNIAUSIA KLAIDA

Kurti universalų AI darbuotoją

Dažnai bandoma sukurti vieną AI, kuris:

  • rašo reklamą;
  • analizuoja finansus;
  • rengia sutartis;
  • atsakinėja klientams;
  • planuoja projektus;
  • priima strateginius sprendimus.

Toks AI atrodo patogus, tačiau tampa sunkiai valdomas.

Geriau pradėti nuo vieno AI darbuotojo, kuris patikimai atlieka vieną darbą.

SAUGUMO PASTABOS

AI darbuotojas neturi gauti daugiau informacijos, nei jam reikia

  • Nekopijuokite klientų asmens duomenų, jeigu tam nėra teisinio ir organizacinio pagrindo.
  • Nekelkite slaptažodžių, prisijungimo kodų ar API raktų.
  • Neskelbkite komercinių paslapčių nepatvirtintose AI sistemose.
  • AI neturi savarankiškai nustatyti kainų, teisinių įsipareigojimų ar galutinių terminų.
  • Visi klientams siunčiami tekstai turi būti peržiūrėti žmogaus.
  • Svarbiems sprendimams turi būti paskirtas atsakingas žmogus.
  • Jeigu AI nežino arba trūksta informacijos, jis turi sustoti, o ne spėlioti.

Kontrolinis sąrašas

☐ Pasirinkau vieną pasikartojantį darbą.

☐ AI darbuotojas turi aiškų pavadinimą.

☐ Aprašytas jo tikslas.

☐ Aišku, kokią informaciją jis gauna.

☐ Aišku, kokį rezultatą jis pateikia.

☐ Nustatyti kokybės kriterijai.

☐ Nustatyti draudžiami veiksmai.

☐ Nustatyta, kada AI turi sustoti.

☐ Paskirtas atsakingas žmogus.

☐ Rolė išbandyta su realia užduotimi.

15–30 MINUČIŲ UŽDUOTIS

Šiandien sukurkite vieno AI darbuotojo kortelę

  1. Pasirinkite vieną pasikartojančią užduotį.
  2. Atidarykite naują AI pokalbį.
  3. Įklijuokite šioje pamokoje pateiktą instrukciją.
  4. Atsakykite į AI klausimus.
  5. Išsaugokite sukurtą AI darbuotojo kortelę.
  6. Išbandykite ją su viena realia užduotimi.

Šios pamokos rezultatas nėra tobulas AI darbuotojas. Rezultatas – aiškiai aprašyta pirmoji jo darbo vieta organizacijoje.

Nebekurkite geresnių promptų.
Kurkite geresnius AI darbuotojus.

KITA PAMOKA

AI Employee OS™ #2: AI darbuotojo darbo vieta

Kitoje pamokoje sukursime atskirą ir tvarkingą AI darbuotojo darbo aplinką.

Aptarsime, kur laikyti jo instrukcijas, dokumentus, pavyzdžius, darbo taisykles ir kaip neleisti skirtingų užduočių kontekstui susimaišyti.

Norite AI įdarbinti, o ne tik išbandyti?

Marso Slėnis padeda organizacijoms aprašyti procesus, sukurti AI darbuotojų roles, darbo instrukcijas, kokybės kontrolę ir saugaus naudojimo taisykles.

Susisiekti su Marso Slėniu